Vnitřní předpis Školy o používání jiných než služebních vozidel při pracovních cestách zaměstnanců

14.1.10

Vnitřní předpis Školy o používání jiných než služebních vozidel při pracovních cestách zaměstnanců

Jaroslava Pfeilerová

Tento vnitřní předpis upravuje problematiku používání jiných než služebních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanců, a to v rámci pracovněprávních vztahů s ................................. (přesné označení, adresa školy) (dále jen "zaměstnavatel“).

Tento vnitřní předpis je vydáván v souladu s § 305 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jako "zákoník práce“).

1. Jiným než služebním vozidlem se rozumí vlastní vozidlo zaměstnance, vozidlo zaměstnancem pronajaté nebo zaměstnancem bezplatně vypůjčené.

2. Zaměstnanec může při pracovní cestě použít jiné než služební vozidlo pouze na žádost zaměstnavatele, a to prostřednictvím nejblíže nadřízeného pracovníka konkrétního zaměstnance (podle potřeby může být uvedena přesnější identifikace osoby, která dá souhlas s použitím jiného než služebního vozidla např. ředitel, zástupce ředitele, vedoucí oddělení apod.), a to na základě písemné dohody.

3. Při pracovních cestách zaměstnanců je nutné přednostně využívat služební vozidla a veřejné dopravní prostředky (vlak, autobus apod.). Jiná než služební vozidla lze využívat, pouze pokud je to nezbytné v případě naléhavých pracovních cest nebo při poruše služebního vozidla. (Podle potřeb zaměstnavatele lze stanovit i jiné možnosti, např. využití vlastního vozidla v případech, kdy z pracovních důvodů cestuje více osob a jízdné by bylo v úhrnu za všechny zaměstnance vyšší než náhrady za použití např. vlastního vozidla zaměstnance apod.)

4. Před vydáním povolení k použití jiného než služebního vozidla musí zaměstnanec nejblíže nadřízenému pracovníkovi (případně jiné pověřené osobě) předložit platnou smlouvu o havarijním pojištění předmětného vozidla, doklad o zaplacení povinného ručení a technický průkaz (zaměstnavatel může požadovat podle aktuálních podmínek i další doklady).

5. Zaměstnanec může vykonat pracovní cestu jiným než služebním vozidlem pouze v případě, že má k řízení předmětného vozidla platné řidičské oprávnění a absolvoval příslušná školení.

6. Zaměstnanec je povinen předložit doklady o technické způsobilosti použitého motorového vozidla (např. technickým průkazem, doklady o provedených servisních prohlídkách apod.),

7. Zaměstnanci náleží za každý kilometr ujetý jiným než služebním vozidlem náhrada v české měně spočívající v součtu sazby základní náhrady a náhrady za spotřebované PHM. Při výpočtu náhrady bude zaměstnavatel vycházet z příslušných prováděcích právních předpisů v aktuálním znění (vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí ČR a Ministerstva financí ČR).

8. V případě, že zaměstnanec ze služebních důvodů použije k vozidlu přívěs (není rozhodující, zda se bude jednat o přívěs služební nebo o přívěs zaměstnance), zvyšuje se sazba základní náhrady o 15 %.

9. V naléhavých případech může být jiné než služební vozidlo využito i k pracovním cestám do zahraničí (zaměstnavatel může rozhodnout i jinak a zakázat používání jiných než služebních vozidel k zahraničním pracovním cestám).

10. Při pracovních cestách na území jiného státu má zaměstnanec za každý ujetý kilometr nárok na náhradu sazby základní náhrady v české měně. Spotřebované PHM budou zaměstnanci nahrazeny v zahraniční měně, a to na základě předloženého dokladu o nákupu PHM v zahraničí. Pokud zaměstnanec nebude v zahraničí PHM čerpat a nebude požadovat náhradu v cizí měně, bude mu poskytnuta náhrada v české měně ve výši stanovené vyhláškou MPSV.

11. Zaměstnanec, kterému byl k pracovní cestě určen hromadný dopravní prostředek (např. autobus, vlak apod.), může zaměstnavatele požádat o možnost využít jiný přepravní prostředek, např. vlastní automobil. Oprávněný vedoucí pracovník rozhodne, zda žádosti zaměstnance vyhoví. Pokud v závislosti na individuálních podmínkách bude zaměstnanci vyhověno, náleží mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající původně určenému dopravnímu prostředku (např. vlaku, autobusu apod.). Vzhledem k tomu, že jízdenka hromadného dopravního prostředku nebude zakoupena, bude náhrada zjištěna z jízdních řádů, ceníků, případně z informací získaných prostřednictví internetu. Kopie této informace bude připojena k vyúčtování pracovní cesty. V případě, že se souhlasem nadřízeného pracovníka bude tímto vozidlem cestovat více zaměstnanců, náleží náhrada v ceně jízdenky původně určeného přepravního prostředku pouze řidiči vozidla (náhradu nelze vyplácet všem spolucestujícím, protože výdaje vznikly pouze řidiči vozidla).

12.. Tento vnitřní předpis bude k dispozici na jednotlivých pracovištích k nahlédnutí všem zaměstnancům.

13. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem .............. (např. 1. ledna 2022) a je vydán na dobu určitou do .............. (např. 31. prosince 2022).

V .............................. dne ..............

........................................

ředitel školy

Výklad:

O podmínkách pracovní cesty rozhoduje zaměstnavatel, který mimo jiné předem určí způsob, jakým se zaměstnanec bude při pracovní cestě přepravovat. Jedním z možných dopravních prostředků, který může být při pracovní cestě využit, je "jiný než služební automobil“. Nemusí se jednat pouze o vlastní (soukromé) vozidlo zaměstnance, ale také o vozidlo zaměstnancem pronajaté nebo bezplatně vypůjčené. Za každý kilometr jízdy tímto vozidlem náleží zaměstnanci náhrada, která je tvořena součtem dvou položek:

1. sazby základní náhrady,

2. náhrady za spotřebované pohonné hmoty.

Od 1. 1. 2022 nabyla účinnost vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí č. 511/2021 Sb., která mění Sazbu základní náhrady za 1 kilometr jízdy jiným než služebním vozidlem u osobních motorových vozidel z hodnoty 4,40 Kč na 4,70 Kč. Současně je zvýšena i sazba náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů, neboť v případě využití těchto vozidel k pracovní cestě náleží zaměstnancům dvojnásobek sazby základní náhrady, než je stanoveno pro osobní motorová vozidla, činí tedy 9,40 Kč (§ 157 odst. 5 ZP). Při posuzování, zda se jedná např. o nákladní automobil, je potřebné vycházet z údajů uvedených v technickém průkazu motorového vozidla (kategorie N). Sazba základní náhrady u jednostopých vozidel (motocyklů) a tříkolek se z hodnoty 1,20 Kč zvyšuje na 1,30 Kč .

Jestliže zaměstnanec použije k silničnímu motorovému vozidlu přívěs, zvýší mu zaměstnavatel sazbu základní náhrady o 15 %. Není přitom rozhodující, zda se jedná o přívěs zaměstnance, nebo zaměstnavatele.

1. Ceny pohonných hmot

Zaměstnanec, který na žádost zaměstnavatele využije k pracovní cestě jiné než služební vozidlo (např. jeho vlastní, pronajaté nebo zaměstnancem vypůjčené), má možnost pro účely výpočtu náhrady prokázat cenu PHM dokladem o nákupu. Pokud zaměstnanec cenu PHM neprokáže, bude využita průměrná cena. Pro rok 2022 se průměrné ceny PHM v porovnání s rokem 2021 mění:

• z částky 27,80 Kč, resp. 33,80 Kč na 37,10 Kč za litr benzínu automobilového 95 oktanů,

• z částky 31,50 za na 40,50 Kč za litr benzínu automobilového 98 oktanů,

• z částky 27,200 Kč na 36,10 Kč za litr motorové nafty,

• z částky 6,00 Kč na 4,10 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.

Průměrná cena fosilních paliv (benzín, nafta) se pro rok 2022 zvýšily. Výjimku tvoří průměrná cena elektřiny, která byla snížena.

Příklad

Zaměstnanec vykonal pracovní cestu vlastním automobilem, při které ujel celkem 400 km, průměrná spotřeba PHM byla 7,2 l/100 km, cena PHM doložená dokladem o nákupu byla 37,20 Kč.

Výpočet náhrady za jeden ujetý kilometr: 4,70 + (37,20 × 7,2) : 100 = 7,3784 Kč.

Výpočet náhrady celkem (zaokrouhleno): 7,3784 × 400 = 2 9 51,36 Kč, po zaokrouhlení 2 952 Kč.

Aby zaměstnavatel mohl výpočet uvedený ve výše uvedeném příkladu provést, musí vědět, jaké má použít částky sazby základní náhrady, ceny PHM a spotřeby PHM.

Příklad

Zaměstnavatel vykonal v březnu 2022 na žádost zaměstnavatele pracovní cestu vlastním automobilem. Podle údajů v technickém průkazu se jedná o vozidlo s přepážkou, tj. o malé nákladní vozidlo (kategorie N1). Zaměstnavatel je povinen vyplatit zaměstnanci základní náhradu minimálně ve výši 9,40Kč (2 x 4,70).

Příklad

Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použil k pracovní cestě vlastní automobil. Vzhledem k tomu, že zaměstnanec převážel materiál, použil na žádost zaměstnavatele k automobilu také vlastní přívěs. V tomto případě má zaměstnanec nárok na sazbu základní náhrady ve výši 5,405 Kč (sazba základní náhrady zvýšená 4,70 Kč o 15 % 10).

1.2 Spotřeba PHM

1.2.1 Pro zjištění spotřeby PHM zaměstnavatel v první řadě využije údaj z technického průkazu vozidla o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie.

Příklady norem: U čísla příslušné normy může být uvedeno "EU“ nebo "ES“.

93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 566/2011, EU 459/2012,EU 692/2008 (novelizováno normou EU 2016/646W), EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2015/45, EU 2016/646)

Příklad

Zaměstnanec prokázal zaměstnavateli spotřebu PHM technickým průkazem vozidla, ve kterém byly uvedeny následující údaje:

−v řádku 52 – spotřeba paliva – metodika: 1999/100/ EU,

−v řádku 54 – údaj o spotřebě 8,0/5,2/6,2. První údaj vyjadřuje spotřebu ve městě, druhý na dálnici a poslední údaj pro kombinovaný provoz.

Při výpočtu náhrady použije zaměstnavatel spotřebu pro kombinovaný provoz 6,2 l/100 km.

1.2.2 Pokud technický průkaz vozidla nebude obsahovat údaj podle norem EU, vypočte zaměstnavatel průměrnou spotřebu aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.

Příklad

Zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použil k pracovní cestě vlastní osobní…