14.1.11
Vnitřní předpis Školy o používání služebních motorových vozidel pro služební i soukromé cesty zaměstnanců
Jaroslava Pfeilerová
VZOR
Tento vnitřní předpis upravuje postup při poskytování služebních vozidel zaměstnancům pro služební i soukromé účely, a to v rámci pracovněprávních vztahů se _____________ (přesné označení, adresa školy) (dále jen "zaměstnavatel").
Tento vnitřní předpis je vydáván v souladu s § 305 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jako "zákoník práce").
1. Zaměstnavatel poskytne zaměstnancům vykonávajícím funkci ____________ (např. ředitele, zástupce ředitele, vedoucího odboru, montéra, prodejce apod. – podle konkrétních podmínek) služební vozidlo pro služební i soukromé účely.
2. O poskytnutí vozidla bude uzavřena písemná smlouva, ve které bude přesně vymezeno: identifikace zaměstnance, SPZ poskytnutého vozidla, jeho vstupní cena a doba od kdy do kdy bude vozidlo zaměstnanci poskytnuto (tento bod by měl obsahovat všechny údaje, které je podle aktuálních podmínek potřebné zahrnout do konkrétního smluvního ujednání mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem).
3. Zaměstnanec musí předcházet poškození služebního vozidla, které má k dispozici pro soukromé i služební účely. To znamená, že vozidlo musí být zaparkováno na bezpečném místě a po použití musí být vždy uzamčeno. (V tomto bodě může zaměstnavatel stanovit celou řadu dalších požadavků, např. nutnost parkovat vozidlo v uzamčené garáži apod.)
4. Služební vozidlo může řídit pouze zaměstnanec, je nepřípustné, aby vozidlo ze soukromých důvodů řídily jiné osoby. (Zaměstnavatel se může rozhodnout i jinak, např. povolí využívat služební vozidlo rodinným příslušníkem.)
5. Poskytnuté vozidlo může být pro soukromé účely využíváno pouze v případě cest na území ČR. Je zakázáno využívat služební vozidlo k soukromým cestám do zahraničí. (Zaměstnavatel se může rozhodnout i jinak, např. povolí využívat vozidlo pouze v rámci Evropy, případně bez omezení v rámci celého světa.)
6. Vzhledem k tomu, že je zaměstnavatel povinen zajišťovat bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnanců, musí v rámci prevenci rizik zajistit školení řidičů, kteří služební vozidla řídí v souladu s ust. § 102 odst. 2 a 3 ZP. Z toho důvodu zaměstnavatel stanoví povinnost ....................(zde zaměstnavatel uvede četnost, např. 1x ročně, a náplň příslušného školení). Zaměstnanci, kteří toto školení neabsolvovali, nemohou služební vozidlo řídit.
7. Plnění ve formě poskytnutí služebního vozidla ke služebnímu i soukromému využití je zdanitelným nepeněžním příjmem zaměstnance, který podléhá také odvodům zákonného pojistného. V souladu s § 6 odst. 6 ZDP bude zaměstnanci za každý i započatý kalendářní měsíc využití vozidla pro služební i soukromé účely zvýšen zdanitelný příjem o částku ve výši 1 % vstupní ceny vozidla včetně DPH, minimálně ve výši 1 000 Kč.
8. Zaměstnavatel hradí veškeré výdaje spojené se služebním vozidlem, a to bez ohledu na to, že vozidlo využívá zaměstnanec i pro soukromé účely. Hodnotu soukromě spotřebovaných pohonných hmot (dále jako "PHM“) je však zaměstnanec povinen zaměstnavateli uhradit. Výpočet hodnoty soukromě spotřebovaných PHM bude proveden následujícím způsobem:
Zaměstnavatel zjistí poměr kilometrů ujetých pro služební a soukromé účely (rozhodující jsou údaj z evidence jízd a stav tachometru na začátku a na konci kalendářního měsíce). Tímto poměrem (koeficientem) bude propočtena částka uvedená na faktuře za pohonné hmoty nakoupené zaměstnavatelem.
[Zaměstnavatel může stanovit i jinou metodu. Např. hodnota soukromě spotřebovaných PHM bude vypočtena jako násobek počtu kilometrů ujetých pro soukromé účely a hodnoty PHM spotřebované na jeden kilometr. Tato hodnota může být vypočtena např. tímto způsobem: (průměrná spotřeba vozidla x cena benzínu : 100). Vzhledem k tomu, že žádný právní postup nestanoví postup při stanovení hodnoty soukromě spotřebovaných PHM, může zaměstnavatel zvolit i jinou metodu, která nejvíce vyhovuje daným podmínkám].
9. Úhrada za PHM spotřebované při soukromých jízdách bude zaměstnanci sražena ze mzdy (případně může být stanoveno, že zaměstnanec zaplatí každý měsíc příslušnou částku v hotovosti do pokladny zaměstnavatele nebo na vymezený bankovní účet).
10. Zaměstnanec vede evidenci jízd pouze v souvislosti se služebními cestami – soukromé jízdy se do evidence jízd nebudou uvádět. (Někteří zaměstnavatelé požadují vedení evidence všech jízd provedených služebním vozidlem – služebních i soukromých. Po zaměstnancích však nelze požadovat, aby evidovali své soukromé jízdy.)
11. Tento vnitřní předpis bude k dispozici na jednotlivých pracovištích zaměstnavatele k nahlédnutí všem zaměstnancům.
12. Vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem _______(např. 1. září 2022) a je vydán na dobu určitou do _______ (např. 31. srpna 2022).
V __________ dne __________
__________________________
Oprávněná osoba
Komentář:
Poskytnutí služebního automobilu zaměstnanci pro služební i soukromé účely je jedním z nejoblíbenějších zaměstnaneckých benefitů. Může se jednat o jakékoliv motorové vozidlo – osobní, dodávkový nebo nákladní automobil, ale i motocykl. Také vztah zaměstnavatele k poskytnutému vozidlu může být různý. Zaměstnanci lze poskytnout vozidlo zahrnuté v obchodním majetku zaměstnavatele, vozidlo pronajaté zaměstnavatelem formou finančního nebo operativního pronájmu, případně vozidlo, které má zaměstnavatel vypůjčeno bez úplaty podle § 2193 a násl. zákona č. 89/2012 Sb. O možnosti využít služební automobil pro pracovní i soukromé účely zaměstnance rozhoduje výhradně zaměstnavatel, který stanoví i související podmínky.
Daňové dopady:
1. Zaměstnavatel
1. 1. Na straně zaměstnavatele nemá poskytnutí služebního vozidla zaměstnanci pro služební i soukromé účely žádný daňový dopad. Zaměstnavatel účtuje do daňových nákladů všechny výdaje spojené s provozem automobilu.
1. 2. Vlastní poskytnutí vozidla nemá žádný dopad ani na účetnictví zaměstnavatele.
1. 3. Určitou výjimku tvoří případ, kdy zaměstnanec uhradí zaměstnavateli hodnotu soukromě projetých PHM. Příslušnou částku zaměstnavatel zaúčtuje do daňově účinných výnosů úhradu zaměstnance za tyto PHM.
1.4. Z hodnoty plnění ve prospěch zaměstnance je nutné odvést z popisovaného nepeněžního příjmu zákonné pojistné (11 % zaměstnanec, 33,80 % zaměstnavatel). Povinnost odvést toto pojistné má zaměstnavatel.
2. Zaměstnanec
2.1. Daňový režim podle § 6 odst. 6 ZDP. Na straně zaměstnance se bezplatné využívání služebního vozidla ke služebním i soukromým účelům považuje za nepeněžní plnění. Pro výpočet příjmů se vychází ze zákona o daních z příjmů (ZDP), kde je v § 6 odst. 6 stanoveno speciální pravidlo. Tento nepeněžní příjem zaměstnance se pro účely zdanění oceňuje částkou ve výši 1 % vstupní ceny vozidla včetně DPH za každý i započatý kalendářní měsíc, minimálně ve výši 1 000 Kč. Za vstupní cenu vozidla se podle § 29 ZDP považuje pořizovací cena, je-li vozidlo pořízeno úplatně, vlastní náklady, je-li vozidlo vyrobeno nebo pořízeno ve vlastní režii, při nabytí vozidla darováním nebo děděním cena stanovená pro účely daně darovací nebo dědické. Tato cena, jejíž součástí je i daň z přidané hodnoty, se v průběhu let nemění a je stejná, i když je vozidlo z části nebo i úplně odepsáno. Výjimku tvoří případy, kdy je vozidlo technicky zhodnoceno. Jde-li o najaté vozidlo (např. formou finančního leasingu), vychází se ze vstupní ceny včetně DPH u původního vlastníka, a to i v případě, že dojde k následné koupi vozidla za minimální cenu.
2.2. Použití jednoho vozidla více zaměstnanci. Pokud je jedno motorové vozidlo poskytnuto pro služební i soukromé účely více zaměstnancům, je zdanitelným příjmem částka ve výši 1 % vstupní ceny u každého zaměstnance.
2.3. Poskytnutí více vozidel v průběhu jednoho měsíce. Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně v průběhu kalendářního měsíce postupně za sebou více motorových vozidel k využívání pro služební i soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % z nejvyšší vstupní ceny motorového vozidla. Pokud měl zaměstnanec v průběhu jednoho měsíce k dispozici současně více vozidel, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % z úhrnu všech vstupních cen motorových vozidel používaných zaměstnancem ke služebním i soukromým účelům
Příklad – Poskytnutí více služebních vozidel současně
Organizace poskytla v únoru 2022 svému zaměstnanci ke služebnímu i soukromému využití vozidlo v hodnotě 300 000 Kč. Dne 11. června 2022 byla dohoda o využívání tohoto automobilu ukončena.
Dne 10. 6. 2022 zaměstnavatel na základě písemného ujednání poskytl svému zaměstnanci jiné vozidlo, jehož vstupní cena činí 400 000 Kč.
Vzhledem k tomu, že zaměstnanec v průběhu června 2022 používal současně dvě služební vozidla (přestože pouze jeden den v měsíci), považuje se v tomto měsíci za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % úhrnu vstupních cen obou vozidel, tj. 7 000 Kč.
Příklad – Poskytnutí odepsaného vozidla
Zaměstnavatel poskytl v říjnu 2022 svému zaměstnanci ke služebnímu i soukromému využití osobní automobil, který byl již daňově i účetně zcela odepsán. Vozidlo bylo pořízeno v roce 2017 a jeho vstupní cena včetně DPH činila 350 000 Kč. Přestože má vozidlo nulovou zůstatkovou hodnotu, bude od října 2022 do zdanitelných příjmů zaměstnance zahrnuta částka 3 500 Kč za kalendářní měsíc.
Příklad – Vozidlo pronajaté z půjčovny automobilů
Vozidlo, které měl zaměstnanec k dispozici pro služební i soukromé účely, bylo po havárii vyřazeno a po dobu, než zaměstnavatel pořídil nové vozidlo, bylo zapůjčeno vozidlo z autopůjčovny. Také toto vozidlo měl zaměstnanec na základě smluvního ujednání možnost bezplatně využívat pro služební i soukromé účely. Při sjednávání nájemní smlouvy zaměstnavatel zjistil, v jaké vstupní ceně je vozidlo evidováno společností provozující autopůjčovnu. Z této ceny…
